Was ScanSnap zum perfekten Partner macht
Rückblickend stand für Carsten Arntz die Suche nach geeigneten Geräten unter einem Motto: Welche Kombination aus Hard- und Software ermöglicht es, die individuellen Prozesse der Mitarbeiter*innen zu vereinfachen, um ihnen mehr Flexibilität im Arbeitsalltag zu ermöglichen, ohne vom Papierfluss abhängig zu sein? Am Ende fiel die Wahl auf ScanSnap – ein Schritt, den der damalige stellvertretende Schulleiter nicht bereuen sollte: „Wir waren schnell von der Effizienz der ScanSnap-Scanner überzeugt.“ Die Vorteile im Detail:
- Nachhaltigkeit: „Der gesamte Lebenszyklus von Papier kostet oder bindet wertvolle Rohstoffe: von der Produktion über den Transport bis hin zur Entsorgung“, bewertet Carsten Arntz die Lage. Durch das Erstellen eines „digitalen Zwillings“ mithilfe der ScanSnap Home Software, verlagert sich der vormals papierbasierte Prozess vollständig ins Digitale.
- Effizienz: Sowohl beim Recherchieren nach Dokumenten auch für das grundsätzliche Arbeits- und Zeitmanagement der Mitarbeiter:innen in der Verwaltung und im Sekretariat bieten ScanSnap-Scanner beziehungsweise die damit digitalisierten Dokumente massive Einsparpotenziale.
- Individualisierbarkeit und Performance: Unerlässlich sind im Arbeitsalltag natürlich auch hohe Scangeschwindigkeiten, die einfache Bedienung durch Einrichten individueller Benutzer-Profile und deren entsprechender Zuordnung in individuelle Ordner sowie die hohe Qualität der Scans. Zudem ging die Integration der ScanSnap-Lösungen in die IT-Landschaft des Berufskollegs reibungslos vonstatten.
- Go remote: Lösungen von ScanSnap werden so konzipiert, dass sie dezentral agierende Einzelpersonen und auch kleinen Teams perfekt unterstützen können. Dieser Umstand kam Carsten Arntz und seinen Kolleg*innen vor allem während der Lockdowns im Zug der Coronapandemie zugute, da sich Aufgaben, die zuvor physische Anwesenheit vorausgesetzt hatten, nun auch zuverlässig remote erledigen ließen.
Eine echte Win-Win-Situation
Ende gut, alles gut? (Noch) nicht ganz! Die Verantwortlichen des Erzbischöflichen Berufskollegs Köln sehen sich durch diese ersten mess- und spürbaren Erfolge vielmehr auf ihrem Weg hin zur Digitalisierung der Verwaltung bestätigt. Mittelfristig soll der Scanner-Park weiterwachsen und auch die Büros der Lehrer*innen oder Arbeitsräume mit Geräten ausgestattet werden. Alles dem Ziel unterstellt, die Transparenz innerhalb der Bildungseinrichtung weiter zu erhöhen und Ressourcen wie Papier, Toner, oder Büroutensilien einzusparen. „Da wir gemäß der Digitalstrategie des Erzbistums Köln bis 2025 unserer Berufskolleg in einen Digitalen Campus umgestalten möchten, in dem alle Lehrkräfte und die gesamte Schülerschaft digital und papierlos im Sinne der Nachhaltigkeit lehren und lernen können, werden die Arbeitsprozesse in den kommenden Jahren durch eine gute und effektive Digitalisierung mit entsprechenden Scannern ergänzt. Somit arbeiten wir zukunftsorientiert und professionalisieren die gesamte Schulgemeinschaft in den immer wichtiger werdenden digitalen Kompetenzen“, urteilt Carsten Arntz abschließend.