Monat: Juli 2022
von Midhula Mahendran | Veröffentlicht am 11.07.2022 auf LinkedIn
Foto: Constantin Meyer, Köln
Auch im Jahr 2022 fußt die Verwaltung in vielen Schulen, Universitäten oder sonstigen Bildungseinrichtungen noch auf gedrucktem Papier. Dabei existieren längst einfach zu implementierende Alternativen, wie die Erfolgsgeschichte des Erzbischöflichen Berufskollegs in Köln mit PFU eindrucksvoll beweist. „Dank der Scanner sparen wir überraschend viel Zeit beim Arbeiten, aber auch beim Recherchieren nach Dokumenten ein. Gleichzeitig arbeiten wir produktiver, da viele Prozesse automatisiert ablaufen“, urteilt der stellvertretende Schuleiter Carsten Arntz. Mein kurzer Blogpost umreißt unsere erfolgreiche Zusammenarbeit in den vergangenen Monaten und Jahren.
Seit mehreren Generationen unterstützt das Erzbischöfliche Berufskolleg Köln Jugendliche und Erwachsene durch zielgerichtete und individuelle Begleitung dabei, in ganz unterschiedlichen Berufen des Sozial- und Gesundheitswesens erfolgreich tätig zu werden und dort ihren Wunschberuf auszuüben. Als Carsten Arntz im März 2018 die Stelle als stellvertretender Schuleiter antrat, war ihm das allgegenwärtige Arbeiten mit großen Papiermengen ein Dorn im Auge. „Viele Arbeits- und Ablaufprozesse erfolgten im Frühjahr 2018 analog und verschlangen unnötige Zeit und Ressourcen. Wir als Schulleitung wollten dies effizienter gestalten und zudem bei allen Beteiligten die Arbeitsprozesse optimieren.“
Im Rahmen des NRW-Förderprogrammes „Gute Schule 2020“ wurden zunächst zwei ScanSnap iX1500 angeschafft – kurz darauf folgten vier weitere Geräte und ein iX1600, ebenfalls aus der ScanSnap-Familie.
Was ScanSnap zum perfekten Partner macht
Rückblickend stand für Carsten Arntz die Suche nach geeigneten Geräten unter einem Motto: Welche Kombination aus Hard- und Software ermöglicht es, die individuellen Prozesse der Mitarbeiter:innen zu vereinfachen, um ihnen mehr Flexibilität im Arbeitsalltag zu ermöglichen, ohne vom Papierfluss abhängig zu sein? Am Ende fiel die Wahl auf ScanSnap – ein Schritt, den der stellvertretende Schulleiter nicht bereuen sollte: „Wir waren schnell von der Effizienz der ScanSnap-Scanner überzeugt.“
Die Vorteile im Detail:
• Nachhaltigkeit: „Der gesamte Lebenszyklus von Papier kostet oder bindet wertvolle Rohstoffe: von der Produktion über den Transport bis hin zur Entsorgung“, bewertet Carsten Arntz die Lage. Durch das Erstellen eines „digitalen Zwillings“ mithilfe der ScanSnap-Software PaperStream, verlagert sich der vormals papierbasierte Prozess vollständig ins Digitale.
• Effizienz: Sowohl beim Recherchieren nach Dokumenten auch für das grundsätzliche Arbeits- und Zeitmanagement der Mitarbeiter:innen in der Verwaltung und im Sekretariat bieten ScanSnap-Scanner beziehungsweise die damit digitalisierten Dokumente massive Einsparpotenziale.
• Individualisierbarkeit und Performance: Unerlässlich sind im Arbeitsalltag natürlich auch hohe Scangeschwindigkeiten, die einfache Bedienung durch Einrichten individueller Benutzer-Profile und deren entsprechender Zuordnung in individuelle Ordner sowie die hohe Qualität der Scans. Zudem ging die Integration der ScanSnap-Lösungen in die IT-Landschaft des Berufskollegs reibungslos vonstatten.
• Go remote: Lösungen von ScanSnap werden so konzipiert, dass sie dezentral agierende Einzelpersonen und auch kleinen Teams perfekt unterstützen können. Dieser Umstand kam Carsten Arntz und seinen Kolleg:innen vor allem während der Lockdowns im Zug der Coronapandemie zugute, da sich Aufgaben, die zuvor physische Anwesenheit vorausgesetzt hatten, nun auch zuverlässig remote erledigen ließen.
Eine echte Win-Win-Situation
Ende gut, alles gut? (Noch) nicht ganz! Die Verantwortlichen des Erzbischöflichen Berufskollegs Köln sehen sich durch diese ersten mess- und spürbaren Erfolge vielmehr auf ihrem Weg hin zur Digitalisierung der Verwaltung bestätigt. Mittelfristig soll der Scanner-Park weiterwachsenund auch die Büros der Lehrer:innen oder Arbeitsräume mit Geräten ausgestattet werden. Alles dem Ziel unterstellt, die Transparenz innerhalb der Bildungseinrichtung weiter zu erhöhen und Ressourcen wie Papier, Toner oder Büroutensilien einzusparen. „Da wir gemäß der Digitalstrategie des Erzbistums Köln bis 2025 unserer Berufskolleg in einen Digitalen Campus umgestalten möchten, in dem alle Lehrkräfte und die gesamte Schülerschaft digital und papierlos im Sinne der Nachhaltigkeit lehren und lernen können, werden die Arbeitsprozesse in den kommenden Jahren durch eine gute und effektive Digitalisierung mit entsprechenden Scannern ergänzt. Somit arbeiten wir zukunftsorientiert und professionalisieren die gesamte Schulgemeinschaft in den immer wichtiger werdenden digitalen Kompetenzen“, urteilt Carsten Arntz abschließend.
Foto: Constantin Meyer, Köln
Kampf der Papierflut
Wie Scanner für effizientes und nachhaltiges Arbeiten am Erzbischöflichen Berufskolleg Köln sorgen, erläutert Frank Mihm-Gebauer, freier Journalist aus München, in einem Gastbeitrag.
von Dr. Jakob Jung am 30.06.2022, 21:49 Uhr
Im März 2018 wurde Carsten Arntz stellvertretender Schuleiter des Erzbischöflichen Berufskollegs Köln. Zu diesem Zeitpunkt war das Arbeiten mit großen Papiermengen innerhalb der Organisation gang und gäbe. Aus Sicht von Arntz eine nicht mehr zeitgemäße und wenig nachhaltige Vorgehensweise: „Viele Arbeits- und Ablaufprozesse erfolgten im Frühjahr 2018 analog und verschlangen unnötige Zeit und Ressourcen. Wir als Schulleitung wollten dies effizienter gestalten und zudem bei allen Beteiligten die Arbeitsprozesse optimieren. Das betraf vornehmlich die Schulleitung und das Sekretariat, den Kern der Schulverwaltung.“ Dabei war es Arntz auch wichtig, die individuellen Prozesse der Mitarbeiter zu vereinfachen, um ihnen mehr Flexibilität im Arbeitsalltag zu ermöglichen, ohne vom Papierfluss abhängig zu sein. Daher wählte das Erzbischöfliche Berufskolleg Köln den Weg zum papierlosen – realistisch eher papierärmeren – Büro.
„Ein weiterer Punkt war die Fokussierung auf Nachhaltigkeit“, erinnert sich Arntz. „Der gesamte Lebenszyklus von Papier kostet oder bindet wertvolle Rohstoffe: von der Produktion über den Transport bis hin zur Entsorgung. Und wenn wir hier am Erzbischöflichen Berufskolleg Köln einen kleinen Beitrag zu einem besseren Schutz des Weltklimas und im Sinne unseres katholischen Profils zur Bewahrung unserer Schöpfungsverantwortung leisten können, sollten wir dies auch unbedingt tun.“
Deshalb galt es, möglichst früh in dieser digitalen Transformation das papierbasierte Dokument durch ein elektronisches Pendant zu ersetzen. Dabei waren Inhalte und Formate der Dokumente sehr unterschiedlich: Dokumente mit Bezug auf das Kollegium und die Schülerschaft, Briefwechsel mit dem Schulträger oder Kooperationspartnern sowie das gesamte Rechnungswesen (Rechnungen für Anschaffungen der Schule). Es kam damit folglich nicht nur auf die Vielzahl an unterschiedlichen Dokumenten an, sondern auch deren schiere Menge musste bedacht werden – und die zentrale Frage, wie sich diese in den digitalen Workflow integrieren ließen.
Der Scanner wurde zum zentralen Einstiegspunkt in effizientere Arbeitsprozesse des Berufskollegs. „Die Vielfalt der Angebote macht es nicht unbedingt leicht, den richtigen Scanner für die eigenen Ansprüche und den eigenen Bedarf zu finden. Daher war erstmal eine umfangreiche Recherche notwendig“, so Arntz. „Dabei sind wir immer wieder auf den ScanSnap iX1500 gestoßen.“ Beim iX1500 handelt es sich um einen Dokumentenscanner von PFU, der sich für Homeoffice-Umgebungen oder kleinere Teams eignet.
Erste Erfahrungen
Die Schulleitung des Erzbischöflichen Berufskollegs Köln entschied sich dafür, in einem ersten Schritt zwei der Scanner im Rahmen des NRW-Förderprogrammes „Gute Schule 2020“ anzuschaffen, um zu testen, ob diese das Versprechen der produktivitätssteigernden Arbeitsweise und -prozesse einhalten können. „Wir waren schnell von der Effizienz der ScanSnap-Scanner überzeugt und haben in vier weitere Geräte sowie ‚den großen Bruder‘, einen ScanSnap iX1600, investiert.“ Beim ScanSnap iX1600 handelt es sich um ein etwas leistungsfähigeres System als beim iX1500, der allerdings für die Anwender genauso einfach zu bedienen ist.
Besonders überzeugt hat dabei die hohe Scangeschwindigkeit, die einfache Bedienung durch Einrichten individueller Benutzer-Profile und deren entsprechender Zuordnung in individuelle Ordner sowie die hohe Qualität der Scans. Zudem ging die Integration der ScanSnap-Lösungen in die IT-Landschaft schnell und reibungslos vonstatten. „Wir benötigten keinerlei Hilfe unseres IT-Partners, um die Scanner bei uns im Berufskolleg in die IT einzubinden“, berichtet Arntz.
Die Scanner im Einsatz
Die gesamte Schulleitung und das Sekretariat arbeiten entweder mit dem ScanSnap iX500, iX1500 oder iX1600. Mit Hilfe dieses Scanner-Parks digitalisierten die Schulleitung sowie das Sekretariat im Lockdown direkt alle neu eingetroffenen Papierdokumente und legten diese datenschutzkonform auf dem eigenen Schulserver ab. Die zum Lieferumgang gehörende OCR-Software (Optical Charakter Recognition, automatische Schrifterkennung) ermöglicht dabei, nicht nur die aus den Papierdokumenten entstandenen Bilder zu betrachten, sondern die entstandenen PDF-Dokumente entsprechend nach Inhalten und Themen zu durchsuchen. So entstand ein arbeitsökonomischer und produktiver Workflow, der allen Beteiligten dabei half, stets ortsungebunden und datenschutzkonform auf die aktuellen Dokumente zuzugreifen und im Team effizient zusammenzuarbeiten.
Auch die Zeitersparnis ist enorm. In der Vergangenheit mussten die Sekretär:innen mehrmals am Tag zu den Fotokopiergeräten hin- und zurücklaufen. Jetzt steht auf jedem Schreibtisch ein Scanner. „Das ist jedes Mal nicht viel Zeit, aber im Laufe eines Monats summiert sich das ganz schnell auf einige Stunden. Diese neugewonnene Zeit kann jetzt sinnvoller genutzt werden im Sinne einer positiven Work-Life-Balance. Unsere Sekretär:innen sind seither regelrecht aufgeblüht und schulen inzwischen andere erzbischöfliche Sekretariate in diesem Bereich. Das ist Kooperation at its best!“
Fazit
„Dank der Scanner sparen wir überraschend viel Zeit beim Arbeiten, aber auch beim Recherchieren nach Dokumenten ein. Gleichzeitig arbeiten wir produktiver, da viele Prozesse automatisiert ablaufen. Kurzum: Das Arbeits- und Zeitmanagement gestaltet sich für alle Beteiligten spürbar effizienter“, bilanziert der stellvertretende Schulleiter des Berufskollegs. „Zudem ist für uns die Option, jetzt digital und ortsunabhängig zu arbeiten und dennoch permanenten Zugriff auf alle Daten zu haben, von großer Bedeutung.“ Und mit Hilfe der OCR lassen sich darüber hinaus die für die einzelnen Mitarbeiter relevanten Dokumente – auch durch die Such- und Filterfunktion – deutlich schneller auffinden.
Die Schulleitung und das Sekretariat arbeiten mit denselben Dokumenten, sind immer auf dem aktuellen Stand und die interne Kommunikation hat sich maßgeblich vereinfacht. Zudem profitiert das Erzbischöfliche Berufskolleg Köln von einer deutlich höheren Transparenz innerhalb der gesamten Organisation. Darüber hinaus agiert die Bildungseinrichtung, die sich in der privaten Trägerschaft des Erzbistums Köln befindet, jetzt kosten- und ressourcenschonend aufgrund der Einsparungen bei Druckern, Faxgeräten, Papier, Toner, Briefporto, Aktenschränken, Ordnern, Büroutensilien usw. „Man arbeitet überaus nachhaltig und ökologisch, reduziert Druck- und Energiekosten und leistet damit einen Beitrag zur Erhaltung der Umwelt durch die Senkung der CO2-Bilanz“, freut sich Arntz. „Das ist eines der wichtigen Entwicklungsziele in unserem katholischen Schulprofil.“
Mittelfristig soll der Scanner-Park weiterwachsen. Beispielsweise könnten auch für die Büros der Leiter der einzelnen Bildungsgänge Scanner angeschafft werden und langfristig für den Lehrerarbeitsraum. So erläutert Arntz abschließend: „Da wir gemäß der Digitalstrategie des Erzbistums Köln bis 2025 unserer Berufskolleg in einen Digitalen Campus umgestalten möchten, in dem alle Lehrkräfte und die gesamte Schülerschaft digital und papierlos im Sinne der Nachhaltigkeit lehren und lernen können, werden die Arbeitsprozesse in den kommenden Jahren durch eine gute und effektive Digitalisierung mit entsprechenden Scannern ergänzt. Somit arbeiten wir zukunftsorientiert und professionalisieren die gesamte Schulgemeinschaft in den immer wichtiger werdenden digitalen Kompetenzen“.
Quelle: https://www.zdnet.de/88402126/kampf-der-papierflut/amp/