von Midhula Mahendran | Veröffentlicht am 11.07.2022 auf LinkedIn

Das Erzbischöfliche Berufskolleg Köln
Foto: Constantin Meyer, Köln

Auch im Jahr 2022 fußt die Verwaltung in vielen Schulen, Universitäten oder sonstigen Bildungseinrichtungen noch auf gedrucktem Papier. Dabei existieren längst einfach zu implementierende Alternativen, wie die Erfolgsgeschichte des Erzbischöflichen Berufskollegs in Köln mit PFU eindrucksvoll beweist. „Dank der Scanner sparen wir überraschend viel Zeit beim Arbeiten, aber auch beim Recherchieren nach Dokumenten ein. Gleichzeitig arbeiten wir produktiver, da viele Prozesse automatisiert ablaufen“, urteilt der stellvertretende Schuleiter Carsten Arntz. Mein kurzer Blogpost umreißt unsere erfolgreiche Zusammenarbeit in den vergangenen Monaten und Jahren.

Seit mehreren Generationen unterstützt das Erzbischöfliche Berufskolleg Köln Jugendliche und Erwachsene durch zielgerichtete und individuelle Begleitung dabei, in ganz unterschiedlichen Berufen des Sozial- und Gesundheitswesens erfolgreich tätig zu werden und dort ihren Wunschberuf auszuüben. Als Carsten Arntz im März 2018 die Stelle als stellvertretender Schuleiter antrat, war ihm das allgegenwärtige Arbeiten mit großen Papiermengen ein Dorn im Auge. „Viele Arbeits- und Ablaufprozesse erfolgten im Frühjahr 2018 analog und verschlangen unnötige Zeit und Ressourcen. Wir als Schulleitung wollten dies effizienter gestalten und zudem bei allen Beteiligten die Arbeitsprozesse optimieren.“

Im Rahmen des NRW-Förderprogrammes „Gute Schule 2020“ wurden zunächst zwei ScanSnap iX1500 angeschafft – kurz darauf folgten vier weitere Geräte und ein iX1600, ebenfalls aus der ScanSnap-Familie. 

Was ScanSnap zum perfekten Partner macht

Rückblickend stand für Carsten Arntz die Suche nach geeigneten Geräten unter einem Motto: Welche Kombination aus Hard- und Software ermöglicht es, die individuellen Prozesse der Mitarbeiter:innen zu vereinfachen, um ihnen mehr Flexibilität im Arbeitsalltag zu ermöglichen, ohne vom Papierfluss abhängig zu sein? Am Ende fiel die Wahl auf ScanSnap – ein Schritt, den der stellvertretende Schulleiter nicht bereuen sollte: „Wir waren schnell von der Effizienz der ScanSnap-Scanner überzeugt.“

Die Vorteile im Detail:

Nachhaltigkeit: „Der gesamte Lebenszyklus von Papier kostet oder bindet wertvolle Rohstoffe: von der Produktion über den Transport bis hin zur Entsorgung“, bewertet Carsten Arntz die Lage. Durch das Erstellen eines „digitalen Zwillings“ mithilfe der ScanSnap-Software PaperStream, verlagert sich der vormals papierbasierte Prozess vollständig ins Digitale.

Effizienz: Sowohl beim Recherchieren nach Dokumenten auch für das grundsätzliche Arbeits- und Zeitmanagement der Mitarbeiter:innen in der Verwaltung und im Sekretariat bieten ScanSnap-Scanner beziehungsweise die damit digitalisierten Dokumente massive Einsparpotenziale.

Individualisierbarkeit und Performance: Unerlässlich sind im Arbeitsalltag natürlich auch hohe Scangeschwindigkeiten, die einfache Bedienung durch Einrichten individueller Benutzer-Profile und deren entsprechender Zuordnung in individuelle Ordner sowie die hohe Qualität der Scans. Zudem ging die Integration der ScanSnap-Lösungen in die IT-Landschaft des Berufskollegs reibungslos vonstatten.

Go remote: Lösungen von ScanSnap werden so konzipiert, dass sie dezentral agierende Einzelpersonen und auch kleinen Teams perfekt unterstützen können. Dieser Umstand kam Carsten Arntz und seinen Kolleg:innen vor allem während der Lockdowns im Zug der Coronapandemie zugute, da sich Aufgaben, die zuvor physische Anwesenheit vorausgesetzt hatten, nun auch zuverlässig remote erledigen ließen.

Eine echte Win-Win-Situation

Ende gut, alles gut? (Noch) nicht ganz! Die Verantwortlichen des Erzbischöflichen Berufskollegs Köln sehen sich durch diese ersten mess- und spürbaren Erfolge vielmehr auf ihrem Weg hin zur Digitalisierung der Verwaltung bestätigt. Mittelfristig soll der Scanner-Park weiterwachsenund auch die Büros der Lehrer:innen oder Arbeitsräume mit Geräten ausgestattet werden. Alles dem Ziel unterstellt, die Transparenz innerhalb der Bildungseinrichtung weiter zu erhöhen und Ressourcen wie Papier, Toner oder Büroutensilien einzusparen. „Da wir gemäß der Digitalstrategie des Erzbistums Köln bis 2025 unserer Berufskolleg in einen Digitalen Campus umgestalten möchten, in dem alle Lehrkräfte und die gesamte Schülerschaft digital und papierlos im Sinne der Nachhaltigkeit lehren und lernen können, werden die Arbeitsprozesse in den kommenden Jahren durch eine gute und effektive Digitalisierung mit entsprechenden Scannern ergänzt. Somit arbeiten wir zukunftsorientiert und professionalisieren die gesamte Schulgemeinschaft in den immer wichtiger werdenden digitalen Kompetenzen“, urteilt Carsten Arntz abschließend.